Как работает электронная подпись и зачем она нужна в бизнесе

Цифровизация прочно вошла в нашу повседневную жизнь. Мы регулярно используем мобильные приложения для заказа такси, оформляем доставку еды, заказываем вещи онлайн и получаем государственные услуги в электронном виде. Сегодня каждый человек стремится потратить свой самый ценный ресурс — время — с максимальной пользой.

А электронная подпись (ЭП) становится инструментом, который помогает его сэкономить. Благодаря ЭП… Читать далее Как работает электронная подпись и зачем она нужна в бизнесе

Цифровизация прочно вошла в нашу повседневную жизнь. Мы регулярно используем мобильные приложения для заказа такси, оформляем доставку еды, заказываем вещи онлайн и получаем государственные услуги в электронном виде. Сегодня каждый человек стремится потратить свой самый ценный ресурс — время — с максимальной пользой. А электронная подпись (ЭП) становится инструментом, который помогает его сэкономить. Благодаря ЭП сторонам сделки не нужно тратить время на личные встречи и решать вопрос хранения документов. Оцифровка документооборота освобождает бизнес от бумажной волокиты, экономит время сотрудников и бюджет.

Что такое электронная подпись?

Зачастую у многих электронная подпись ассоциируется именно с токеном генерального директора, который выдаётся ФНС, но это лишь частный сценарий её применения. Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, который позволяет подписывать документы онлайн.

Электронная подпись может применяться в самых разных процессах:

1. Электронный документооборот в сегменте B2B, когда компания ведёт внешний документооборот с другими организациями.
   Здесь применяется токен генерального директора и ЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
2. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — бизнес подписывает файлы со своими сотрудниками.
3. За пределами классического ЭДО и КЭДО тоже существует документооборот. Например, могут быть следующие сценарии: компания подписывает документы с физлицами, физлица подписывают документы с госорганами, физлица подписывают документы между собой.

Электронной подписью можно не только подписывать документы, но и подтверждать определённые действия, например, оформить подписку на email-рассылку, соглашаясь с условиями сайта. Для подтверждения подобных базовых операций применяется простая электронная подпись (ПЭП).

Все эти сценарии и процессы предполагают обязательное наличие электронной подписи. Более того, для каждого случая предусмотрены отдельные продукты и сервисы. Рассмотрим подробнее виды электронной подписи и способы их применения.

Виды электронной подписи и их отличия

Российское законодательство выделяет два вида ЭП, которые отличаются своей архитектурой и возможностями применения: простая и усиленная. Усиленная ЭП, в свою очередь, бывает неквалифицированной (УНЭП) и квалифицированной (УКЭП). Регуляторами в сфере электронной подписи выступают Минцифры и ФСБ, а применение ЭП регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Зачастую мы сталкиваемся с простой электронной подписью и даже не замечаем её, например, давая согласие на получение рекламных рассылок путём проставления галочки на сайте, при входе в учётную запись с помощью логина и пароля, а также при переводе средств в банке. Все эти коды из СМС и пароли — и есть ПЭП. Она применяется для подтверждения простых действий, но для документооборота её лучше не использовать, отдавая предпочтение усиленным видам.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, или УНЭП, применяется для подписания повседневных документов бизнеса, например, когда компании нужно подписать договор об оказании услуг со своими клиентами или когда сотрудник должен подписать заявление на отпуск. Для всех этих случаев можно использовать УНЭП. В отличие от ПЭП, она защищена криптографией, и такую подпись нельзя подделать или взломать. Также криптография гарантирует целостность файла после подписания, то есть ни один недобросовестный контрагент не сможет изменить файл задним числом и выдать его за оригинал — такой обман сразу вскроется.

Усиленная квалифицированная электронная подпись, или УКЭП, — это наиболее строго регламентированный вид ЭП. Она подходит для подписания практически любых документов, но наиболее частый сценарий её применения — обмен информацией бизнеса с госорганами, например, при регистрации недвижимости в Росреестре или подаче отчётности в ФНС.

Чтобы сделать правильный выбор ЭП, нужно понимать, для каких документов и процессов она вам необходима. Для документооборота рекомендуется использовать только усиленные виды ЭП, защищённые криптографией. А чтобы разобраться, почему криптография так надёжна, нужно выяснить, как работает механизм подписания файлов с её помощью.

Как работает электронная подпись

Усиленные виды ЭП создаются с помощью средств криптографической защиты информации (СКЗИ). Они используют две уникальные последовательности знаков: открытый и закрытый ключ. Закрытый ключ известен только подписанту — именно он по определённому алгоритму применяется к контрольной сумме (хешу) файла и создаёт ЭП. А открытый ключ, напротив, позволяет проверить подлинность ЭП и известен тем, с кем пользователь ведёт документооборот.

Открытый и закрытый ключ связаны математически, и если в подписанном договоре появится малейшая правка, то эта связь разорвётся. Криптография абсолютно устойчива перед хакерами: на взлом одной ЭП понадобилась бы мощность всех компьютеров в мире и примерно 10 000 лет. Именно поэтому попытка взлома ЭП не имеет смысла.

Надёжная защита усиленных видов ЭП делает её удобным и безопасным инструментом для документооборота. Росчерк от руки может быть подделан, а бумага может потеряться или испортиться. С ЭП вероятность наступления такого события равна нулю. Поэтому традиционная рукописная подпись постепенно уходит в прошлое, уступая место современной электронной подписи.

Преимущества электронной подписи для бизнеса

Электронная подпись — это универсальное решение, которое подойдёт в любой сфере бизнеса, так как все они имеют дело с документами.

Как известно, главная цель бизнеса — получение прибыли. Поэтому начнём рассматривать преимущества от внедрения ЭП в порядке приоритетности для организации.

1. Повышение дохода и эффективности процессов за счёт экономии времени. ЭП позволяет бизнесу ускорить процесс заключения сделок, принимать больше клиентов и оказывать больше услуг. В конечном счёте это способствует росту прибыли.
2. Экономия. Так как многие бумажные документы по закону нужно хранить годами, некоторые компании арендуют или даже строят складские помещения для хранения бумаги. Это делает работу неудобной и требует сопутствующих затрат на сопровождение архива. С ЭП у компании все документы будут подписываться и храниться в цифровом пространстве, а найти нужный договор можно будет через поиск по ключевым словам. Также компания сэкономит деньги на бумагу, печать и транспортировку — больше не нужно будет отправлять курьеров для передачи договоров.
3. Снижение количества ошибок и упорядоченность. Ошибки, связанные с распечаткой некорректной версии договора, уйдут в прошлое, человеческий фактор будет минимизирован, а пользователи смогут легко найти любые файлы в электронном архиве.
4. Безопасность и доверие. Документы, подписанные ЭП, защищены криптографией, их невозможно потерять или подделать, и обе стороны будут уверены в гарантии условий сделки.
5. Расширение бизнеса. Заключать сделки можно легко и удобно из любого места.
6. Забота и удержание клиентов. Вам больше не нужно будет встречаться лично, тратить своё время и время клиентов — сделку можно провести полностью удалённо. Экономия времени и высокий уровень сервиса позволят выстроить прозрачные и доверительные отношения с клиентами и повысить их лояльность к компании.
7. Социальная ответственность и репутация. Бизнес, который использует ЭП, вносит вклад в сохранение ресурсов и заботится об экологии.

Существует заблуждение, что ЭДО подходит только для крупных компаний и стоит дорого, но это не так. В некоторых сервисах можно гибко настраивать под себя необходимые объёмы документов для подписания. Например, можно легко и удобно оплатить даже один документ для подписания.

Советы по переходу бизнеса на электронный документооборот с физлицами

Переход на ЭДО — задача нетрудная, но нужно тщательно всё продумать, чтобы вам, вашим клиентам, сотрудникам и контрагентам было удобно подписывать документы.

1. Оцените потребность: определите, какие документы и процессы можно перевести в электронный формат, какие требования к безопасности существуют, выберите вид ЭП, который позволит решить ваши задачи.
2. Выберите подходящий сервис: изучите рынок, протестируйте сервисы и выберите тот, который соответствует вашим требованиям и бюджету. Оцените возможность интеграции сервиса с другими уже существующими корпоративными системами.
3. Обучите сотрудников: покажите всем, кто будет работать с ЭП, как это делать, чтобы все вовлечённые в процесс коллеги могли эффективно использовать новую систему и понимать её особенности и преимущества.
4. Информируйте клиентов: сообщите клиентам о переходе на ЭДО, объясните преимущества и дайте инструкции по использованию.
5. Постепенное внедрение: сделайте поэтапный переход, чтобы минимизировать риски.
6. Собирайте обратную связь: регулярно собирайте отзывы от сотрудников и клиентов, чтобы улучшать процессы.
7. Анализируйте результаты: оценивайте эффективность и корректируйте процессы при необходимости.
8. Масштабируйте применение ЭП на все процессы: после пилотного запуска, анализа результатов и корректировки стратегии можно расширять использование сервиса и ЭП на все возможные процессы компании.

Внедрение современных технологий позволяет бизнесу оставаться конкурентоспособным и гибко адаптироваться к изменениям рынка.

Кто и как может выпустить усиленную электронную подпись

Выпустить усиленную ЭП может любой человек, достигший 14-летнего возраста при наличии паспорта РФ. Правда, для выпуска ЭП несовершеннолетним понадобится согласие родителей. Процесс получения УКЭП предполагает личную встречу с представителем аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра, на которой проводится идентификация личности заявителя.

В отличие от УКЭП, усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) позволяет избежать очных встреч. Её можно получить полностью онлайн.

Выбирайте удобный для вашего бизнеса пользовательский путь и подключайте ЭП для оцифровки ваших задач.

Заключение

С развитием технологий и увеличением доверия к цифровым решениям ЭП становится всё более востребованной. Это важный инструмент, который значительно упрощает и ускоряет процессы документооборота как для бизнеса, так и для физлиц. Использовать её можно в любом бизнесе независимо от его размера и отрасли. Для грамотного внедрения ЭП важно оценить потребность, выбрать подходящий сервис, обучить сотрудников, проинформировать клиентов, постепенно внедрять, анализировать результаты и корректировать стратегию.

Цифровая эра документооборота уже наступила, и электронная подпись — её неотъемлемая часть.