Как малому бизнесу оптимизировать процессы и масштабироваться?

В любом бизнесе возникает момент, когда операционные задачи начинают отнимать много времени и отвлекать предпринимателя от стратегического развития. Предприниматели находятся в бесконечном круговороте рутинных задач и долго не могут сделать первый шаг к масштабированию своего дела. Роман Лещенко, операционный директор «Яндекс Такси для бизнеса», поделился, как малому бизнесу переступить эту черту и освободить ресурсы для… Читать далее Как малому бизнесу оптимизировать процессы и масштабироваться?

В любом бизнесе возникает момент, когда операционные задачи начинают отнимать много времени и отвлекать предпринимателя от стратегического развития. Предприниматели находятся в бесконечном круговороте рутинных задач и долго не могут сделать первый шаг к масштабированию своего дела.

Роман Лещенко, операционный директор «Яндекс Такси для бизнеса», поделился, как малому бизнесу переступить эту черту и освободить ресурсы для роста.

Как понять, что бизнесу нужна оптимизация?

Оптимизация нужна в любом бизнесе. Неважно, большая ли это компания или стартап, сеть ресторанов или шиномонтаж у дома — всегда найдётся что-то, что можно улучшить и настроить.

Что касается малого бизнеса, в нём ресурсы почти всегда в дефиците. Предприниматели держат в фокусе практически всё — от найма сотрудников до поиска помещений и финансовой отчётности. Рутина настолько затягивает, что времени на стратегические задачи просто не остаётся. Поэтому здесь важно определить процессы, которые можно упростить ещё с самого начала.

В первую очередь нужно понять, какие задачи отнимают наибольшее количество сил. Важно задать вопрос: «А что из этого можно делегировать?». Как правило, предприниматели разбираются во многих аспектах бизнеса, но есть вещи, которые можно и нужно отдать профессионалам. Особенно это касается финансовой стороны бизнеса — налоги, бухгалтерия, финансы — всё это можно оптимизировать сразу. Самое главное, что это поможет избежать ошибок, которые часто совершают даже опытные предприниматели. Конечно, предпринимателям нужно разбираться в основах финансов, но всю операционную часть можно делегировать.

При этом совсем не обязательно нанимать людей в штат. Можно привлечь бухгалтера и налогового консультанта на аутсорсе. Пока они занимаются учётом и налоговыми вопросами, предприниматель может сосредоточиться на стратегии и развитии бизнеса.

Это касается и других отделов, например, продаж. Допустим, автосервис в Подмосковье предлагает полный пакет услуг — от мойки до техосмотра. Чтобы привлечь клиентов, можно собрать отдел менеджеров, которые каждый день будут обзванивать потенциальных клиентов и предлагать услуги. Но можно передать продажи колл-центру, где на телефоне работают профессионалы, которые могут продать всё — от зубочистки до моторного масла.

Такой вариант лучше подходит для небольшого бизнеса, где ресурсы ограничены, а каждая копейка на счету.

Оптимизация процессов помогает рационально использовать текущие ресурсы и сократить издержки. Самое главное — она позволяет предпринимателю заниматься развитием бизнеса, а не рутиной.

Как находить «узкие» места в бизнесе

Важно понять, какие задачи трудозатратны, но при этом не приносят большой ценности для бизнеса. Можно начать с анализа P&L-отчёта, чтобы оценить прибыль и убытки.

Чтобы понять, куда уходит основной бюджет, не нужно вдаваться в детали, достаточно посмотреть на ключевые расходы. Например, бизнес видит, что тратит много денег на разработку и поддержку сайта. Важно понять, окупаются ли такие расходы и есть ли перспектива их сокращения в будущем. Можно потратить несколько миллионов на дорогой и многостраничный сайт от дизайн-студии, а можно нанять специалиста, который создаст одностраничный лендинг за пару дней и всего за несколько тысяч рублей. При этом оба варианта могут давать схожий эффект для бизнеса.

Как можно провести анализ

• Создать карту процессов. Можно записать все этапы ключевых бизнес-задач, чтобы увидеть, где процессы идут с задержкой, какие действия часто повторяются и куда уходят деньги.
• Оценить время. Достаточно выбрать наиболее спорные процессы и проверить, сколько времени уходит на рутинные задачи, а сколько на стратегические.
• Задать вопросы. Почему процесс устроен именно так? Можно ли убрать ненужные звенья? Что уже можно автоматизировать или делегировать? Часто такие простые вопросы помогают найти узкие места в бизнесе.

Как сделать первый шаг к оптимизации

Важно создать структуру, в которой бизнес работает эффективно, даже если в нескольких местах возникают сбои. Чем больше в процессах человеческого фактора, тем сложнее избежать ошибок, поэтому важно оптимизировать всё, что можно автоматизировать. Логистика, документооборот, бухгалтерский учёт, оформление командировок, обучение сотрудников — всё это можно перевести в цифровой формат.

Не всегда бизнес нуждается в масштабировании, но ему всегда нужны дополнительные ресурсы. Поэтому оптимизация позволяет перевести ручные процессы в цифровые и высвободить время для других задач.

Например, бумажный документооборот можно перевести в ЭДО, а вопросы, связанные с доставкой, питанием в офисе и транспортировкой сотрудников, можно делегировать специализированным сервисам. Например, этим уже помогает многим компаниям «Яндекс Go для бизнеса». В одном из кейсов сеть фитнес-студий FITROOM.RU упростила оформление командировок. Отели, билеты, такси, питание — всё можно заранее оформить в одном кабинете. Это удобно, потому что во время командировки всё уже будет организовано. Не нужно думать о мелочах и собирать чеки для отчётности — руководитель увидит все брони и заказы в кабинете, а закрывающие документы автоматически сформируются и отправятся бухгалтеру. Это значительно экономит время и силы бизнеса и позволяет сосредоточиться на главном — стратегии и росте.