Как построить эффективную систему тайм-менеджмента

Если вы не знакомы с термином тайм-менеджмента, то самое первое, что приходит в голову, – это какая-то сложная система, которая нужна только руководителям на топовых позициях, у которых день расписан до минуты, и без тайм-менеджмента бизнес рухнет. Для руководителей тайм-менеджмент — это не необходимость, а база.

Если руководитель не умеет выстроить расписание, не умеет приоритизировать… Читать далее Как построить эффективную систему тайм-менеджмента

Если вы не знакомы с термином тайм-менеджмента, то самое первое, что приходит в голову, – это какая-то сложная система, которая нужна только руководителям на топовых позициях, у которых день расписан до минуты, и без тайм-менеджмента бизнес рухнет.

Для руководителей тайм-менеджмент — это не необходимость, а база. Если руководитель не умеет выстроить расписание, не умеет приоритизировать задачи и, что самое важное, не умеет распределять время, то это не руководитель, а исполнитель.

Тайм-менеджмент — это не только про рабочие задачи, но и про цели, про баланс, про личную эффективность и про жизнь без стресса. Тайм-менеджмент понадобится даже для того, чтобы спланировать отпуск и собрать чемодан. Ведь если мы четко понимаем, куда и зачем идем, то жить становится проще.

Нет цели, нет плана, нет задач = нет будущего, к которому вы стремитесь.

Сегодня без тайм-менеджмента не может существовать не только руководитель, но и любой человек, который строит бизнес, работает на фрилансе или только начинает свой путь в карьере.

Итак, тайм-менеджмент – это система, которая позволит структурировать все ваши задачи и поможет дойти до цели вовремя, без выгорания и скачков стресса.

С чего начинается тайм-менеджмент?

Начните с фундамента:

1. Изучите свои приоритеты – что для вас сейчас наиболее важно, какая сфера сейчас отнимает больше всего сил/энергии. Что вы хотите видеть в своей жизни?
2. Составьте хронометраж времени – изучите, сколько времени отнимают рабочие задачи/личные, и сколько вы прокрастинируете.
3. Определите свои цели – разные цели требуют разного количества энергии и времени, поэтому важно четко обозначить цель (для этого можно воспользоваться методами SMART, GROW или WOOP).
4. Составьте план действий – наведите порядок в делах, вычеркните то, что сейчас неактуально, что отнимает энергию и силы, но не дает результат.
5. Составьте распорядок дня – отслеживайте свои ощущения, и если некомфортно, смело меняйте задачи местами.

Лягушки, слоны и мамонты тайм-менеджмента

Метод слонов и лягушек был разработан американо-канадским бизнес-тренером Брайаном Трейси, и сегодня это один из самых известных методов тайм-менеджмента.

Выпишите все ваши задачи. Дальше вы уже сможете распределить их на слонов, мамонтов и лягушек.

Лягушки – самые неприятные задачи, которые так и хочется отложить. Они не обязательно сложные или времязатратные. Это могут быть легкие задачи, но настолько неприятные, что их постоянно откладывают.

Кстати, в классическом тайм-менеджменте с лягушек советуют начинать день. Как говорил М. Твен: «Съешь с утра живую жабу, и ничего худшего с тобой в этот день уже не случится».

Но если разобраться, то не стоит начинать день именно с лягушек, и вот почему:

• Такая задача может отнять много сил, и утреннего заряда на оставшиеся задачи уже не хватит.
• День будет испорчен с самого утра. Оценивая план задач на завтра, вы, еще не дойдя до работы, будете думать об этой неприятной задаче, что также не добавит мотивации.
• Возможно, эта лягушка не самая важная задача в текущем дне, и, потратив на нее много энергии, вы неверно расставите приоритеты.

Что же делать с задачами-лягушками?

Вы можете не начинать день с неприятной задачи, а наоборот, сделать сначала самую интересную задачу. Закончив ее, вы будете на подъеме и сможете легче справиться с вашей лягушкой.

Можно воспользоваться техникой двух минут. Разбейте задачу на более мелкие и выполняйте каждую в течение этого времени.

Для более крупных лягушек подойдет техника «Помодорро»: ставите таймер на 25 минут и занимаетесь этой задачей. После даете себе 5 минут отдыха. Такой цикл можно повторить 3–4 раза, если лягушка масштабная, но после обязательно необходим перерыв в 20–30 минут (этой техникой можно воспользоваться и при работе над задачами-слонами).

Если лягушек две или больше, выберите самую неприятную.

Слоны – это те самые задачи, которые «едят» по частям, потому что целиком и сразу их выполнить невозможно. Итак, прежде чем начать есть слона по частям, важно определить эти самые части.

Первое, что вы делаете, – расписываете крупными мазками задачи по проекту, далее каждую задачу декомпозируете. После того как у вас получился список всех задач, вам нужно их приоритизировать. Для этого можно воспользоваться методом ABCDE: сначала вы выписываете все задачи по этой цели, а далее напротив каждой ставите букву, где:

A – очень важные. Это задачи, которые являются самыми важными на данном этапе: если они не будут выполнены, то последствия будут необратимы. Такие задачи приносят максимальный вклад в успешное достижение цели. Например, если презентация не будет подготовлена в срок, компания не сможет принять участие в тендере и потеряет прибыль.

B – важные. Это задачи с меньшим градусом важности. Если их не выполнить в срок, то последствия будут (чье-то недовольство или выговор), но не такими серьезными, как в пункте A.

C – желательные. Задачи желательные, но если их не выполнить, негативных последствий для работы не случится.

D – можно делегировать. Работа, которую можно поручить, чтобы освободить время для работы над задачами типа A.

E – неактуальны. Задачи, которые делают по привычке, но они уже потеряли свою актуальность и лишь отнимают время.

Не пытайтесь решить все важные задачи в один день. Воспользуйтесь техникой MIT (Most Important Tasks) – выберите 1–3 важных задачи на день (из списка задач A и B) и сосредоточьтесь на их выполнении. Да, вы можете успеть больше, но если вы с утра поставите цель именно на эти 1–3 задачи, мозгу будет проще на них сконцентрироваться.

Мамонты – это слоны, которые так и не были выполнены к дедлайну и сейчас уже потеряли свою актуальность.

От них нужно вовремя отказаться, чтобы они не тянули ресурс и не отнимали время от действительно важных задач.

Для того чтобы вычислить мамонта, нужно проводить ревизию целей на актуальность.

Как понять, что цель уже неактуальна?

Можно прогнать ее по ряду вопросов:

• Зачем она мне, что это даст?
• Представьте, что цель выполнена: что вы чувствуете?
• Представьте, что цель выполнена, но про это никто, кроме вас, не узнает.

Если вы обнаружите, что ваш мамонт имеет право на жизнь, то можете его смело «воскресить» и перевести в статус слона.

И самое главное — помните: не бывает универсальной системы тайм-менеджмента. Все мы разные, и кому-то больше подойдет утренняя лягушка, а кто-то с утра займется рутинными задачами. Выбирайте свой комфортный подход, чтобы всегда оставаться в ресурсном состоянии, и помните: вы управляете целями, а не они вами! Меняйте системы под себя, делайте так, как чувствуете, что будет максимально продуктивно и комфортно для вас. Создавайте свою идеальную систему тайм-менеджмента.