Советы по выбору поставщика

Каждая компания, созданная с целью получения прибыли, примеряет на себя роль не только покупателя сторонних услуг или товаров, но и поставщика. Высокие требования, которые, прежде всего, наша компания применяет к себе, мы также транслируем на подрядчиков. Нам важно оптимально выстроить бизнес-процессы, сопровождающие цикл от закупки материалов до подбора подрядчиков логистики, изготовителей рекламного материала и мерча.

… Читать далее Советы по выбору поставщика

Каждая компания, созданная с целью получения прибыли, примеряет на себя роль не только покупателя сторонних услуг или товаров, но и поставщика. Высокие требования, которые, прежде всего, наша компания применяет к себе, мы также транслируем на подрядчиков. Нам важно оптимально выстроить бизнес-процессы, сопровождающие цикл от закупки материалов до подбора подрядчиков логистики, изготовителей рекламного материала и мерча.

Изначально наша компания выбрала модель управления — систему сбалансированных показателей (ССП), которая предполагает структурированную оценку поставщика. Разработанные критерии отбора помогают оценить качественного потенциального поставщика, а макросы поведения помогают быстро принять решение о выборе поставщика для оказания услуг или поставки материалов.

Цель подбора качественного поставщика — улучшение всех уровней компании, приобретение конкурентного преимущества на рынке, совершенствование внутренних бизнес-процессов и, наконец, создание качественного продукта. Управление поставщиками и создание цепочки поставок должны привести к созданию вертикальной интеграции. Совместно с поставщиками необходимо создавать конкурентные преимущества — это ключевая задача управления поставщиками с учетом качества произведенного продукта и ассортимента.

Разделение потоков поиска поставщика

Для применения критериев отбора мы разделили потоки на входящие предложения и внешний самостоятельный поиск поставщика.

Все входящие коммерческие предложения поступают через выделенные для этих целей каналы:

• Единый телефонный контакт-центр, который принимает все предложения, оценивает и уточняет детали и создает заявку для коммерческого отдела в CRM. Если требуется принять файл с коммерческим предложением, то потенциальному поставщику предлагается инициировать диалог в выделенном для этого аккаунте в социальных сетях.
• Форма обратной связи на сайте компании под названием «Кнопка связи с компанией». Коммерческое предложение оттуда попадает в отдельный буфер коммерческого отдела.

Для внешнего поиска поставщиков сотрудник отдела закупок или маркетинга осуществляет самостоятельный поиск, преимущественно в интернете. Также мы используем картотеку визиток, полученных от поставщиков-соискателей на профильных выставках.

При поиске важно учитывать репутацию поставщика. Анализируется портфолио на сайте и фото работ в карточке компании на Яндекс.Бизнес. Изучаются акции, стратегия развития. Кроме того, мы обращаем внимание на участие поставщика в социальных кампаниях.

Проверка контрагента

После первичной оценки, если тема предложения актуальна, инициируется проверка потенциального поставщика.

Проверка осуществляется по разработанному внутреннему протоколу, основанному на рекомендациях ИФНС. Проверяем судебную и финансовую историю поставщиков. Если поставщик работает по инвестиционному проекту, то дополнительно запрашиваем готовый складской остаток нужной номенклатуры. Убеждаемся, что заказанная номенклатура не находится в резерве у третьих лиц.

Все сотрудники, имеющие доступ к принятию решений по квалификации поставщика, проходят инструктаж о важности бдительности, так как нам важно установить долгосрочный деловой контакт и быть уверенными в его надежности. Важно разработать и внедрить в компании протокол стадий согласования, подписания договоров поставки, а также процессов оплаты с закреплением ответственных лиц. Например, мы не работаем с поставщиками по договорам-офертам.

Критерии отбора и анализ номенклатуры

• Заменяемость. Можно ли подобрать аналоги в случае ухода поставщика с рынка или санкций?
• Качество. У поставщика запрашиваются документы, подтверждающие его компетентность, а также сертификаты или иные подтверждающие документы.

Например, при заказе шоколадных плиток для рекламных кампаний мы обязательно запрашиваем сертификат на продукцию, декларацию на готовое изделие, а также письмо от поставщика и изготовителя о содержании аллергенов. Это позволяет заранее убедиться, что продукт безопасен.

• Цена. Сравниваем цены выбранных поставщиков. Однако выбор только по цене может быть ошибочным — важно учитывать соотношение цена-качество, а также налоговый режим поставщика.
• Гибкость к условиям сотрудничества. Оцениваем, насколько поставщик готов адаптироваться к нашим требованиям.
• Макрос поведения. Запрашивается информация о процессе выполнения заказа. Например, эскиз принимается поставщиком, согласовывается сторонами и только после этого запускается в производство. Контрольная проверка со стороны поставщика необходима.
• География. Чем короче логистическая цепочка, тем лучше. К местному поставщику можно приехать для выбора материала и обсуждения нюансов заказа. В случае судебных разногласий местный поставщик удобнее.

Совет

В совокупности критерии отбора позволяют найти оптимального партнера на длительный срок. Создание карты макросов субъектов помогает заранее понять, что проект идет не туда и не с теми поставщиками. Никогда не поздно сказать: «Стоп, всем спасибо, меняем подрядчика».

Процесс работы с поставщиком не должен быть жестко регламентирован. Некоторые этапы могут идти параллельно. Меняйте поставщиков при необходимости! Сотрудник по закупке должен постоянно искать возможную замену, исследуя рынок.

Давайте больше свободы сотрудникам в поиске подрядчиков. Позвольте создавать партнерские клубы, но не забывайте вносить данные в CRM и следовать внутренним протоколам.

Успехов в делах и качественной продукции!