Удаленное управление командой: проблемы и их решения

Всё больше компаний переходят на гибридный или удаленный формат работы. Это удобно, ведь руководитель не ограничен в географии поиска новых сотрудников. Он и сам может быть не привязан к офису и управлять компанией из любой точки мира. Но когда вы общаетесь с подчиненными удаленно, у вас нет возможности ходить по офису и контролировать рабочий процесс.

… Читать далее Удаленное управление командой: проблемы и их решения

Всё больше компаний переходят на гибридный или удаленный формат работы. Это удобно, ведь руководитель не ограничен в географии поиска новых сотрудников. Он и сам может быть не привязан к офису и управлять компанией из любой точки мира. Но когда вы общаетесь с подчиненными удаленно, у вас нет возможности ходить по офису и контролировать рабочий процесс. Приходится использовать другие стратегии, чтобы настроить удаленную команду на успех и получить нужные результаты.

Проблемы организации удаленных команд

Хотя удаленная работа может показаться привычным явлением для XXI века, она по-прежнему сопряжена с определенными рисками. Большая часть из них касается производительности команды.

Мы изначально выстраивали удаленный формат работы, учитывая следующие факторы:

• Отслеживание производительности. Понять, сколько задач удаленные сотрудники выполняют без микроуправления, может быть сложно.
• Поддержание командного духа и мотивации.
• Обеспечение доступа к информации: удаленные сотрудники могут не знать, к кому обратиться и где искать ответы, если у них возникнут вопросы.
• Проблемы с расписанием. Если члены команды живут в разных часовых поясах, вам может быть трудно найти время встречи, подходящее для всех.
• Режим работы на дому может повлиять на производительность команды или расслабляя их, или заставляя работать 24/7.
• Удаленный режим ослабляет связи и снижает доверие между коллегами, затрудняя коммуникацию.
• Задержка в общении и принятии решений, длительный цикл обратной связи, возможные сверхурочные или недостаточные результаты, выгорание.

Чтобы избежать этих проблем или свести их появление к минимуму, следуйте нашим простым и главное рабочим рекомендациям.

Как организовать работу сотрудников на удаленке

Установите стандарты общения

Коммуникация — это ключ к тому, чтобы ваша удаленная команда была организованной и двигалась в нужном направлении. Если вы не формулируете некоторые правила, вашей команде может быть трудно общаться и сотрудничать. Установите стандарты того, как сотрудники должны взаимодействовать друг с другом, в том числе какие каналы они должны использовать, для каких целей.

Сегодня у нас есть множество приложений для управления командой, общения и совместной работы.

Например, вы можете использовать:

• «Битрикс24» для планирования и управления задачами, обмена документами;
• Zoom и Google Meet для видеоконференций;
• Miro для совместной работы с доской в режиме реального времени.

Чтобы сотрудникам было легко совместно работать над задачами, мы создали специальные регламенты для каждого отдела. В них мы указали руководителей, сотрудников, их зону ответственности. Отдельно сделали подробную карту специалистов компании, с помощью которой легко понять, кто какие задачи решает, кому подчиняется и как с этим человеком связаться. Дополнительно придумали welcome-курс для новых сотрудников. Благодаря ему они узнают о ценностях компании, ее конечном продукте, корпоративной культуре и стандартах коммуникации. Так им проще влиться в коллектив.

Разъясните роли и обязанности каждого члена команды

Убедитесь, что каждый сотрудник точно знает, чего вы от него ожидаете. Когда специалист на удаленке понимает свои обязанности и роль в компании, он может более эффективно достигать целей.

Объясните, каких результатов вы ждете от каждого из них. Например, у менеджера по продажам цели могут быть привязаны к установленному количеству звонков в день, копирайтера — объем текстов, а у pr-специалиста — число коллабораций и упоминаний в СМИ. Используйте конкретные цифры, чтобы вам было легко оценивать прогресс. Не забудьте заложить в эти цели возможность корректировать их по мере необходимости. Вы всегда можете включить в обсуждение команду, чтобы сделать показатели более реалистичными и эффективными.

Например, мы в Geometrium School ежедневно проводим утренние планерки внутри отдела. На них проговариваем задачи каждого сотрудника, а также то, какие ему необходимы ресурсы для их выполнения и какие проблемы могут возникнуть в процессе.

Кроме того, каждый четверг команда встречается в онлайн-формате на итогах «боевой» недели: делится результатами отделов и озвучивает поставленные цели на следующую неделю. То есть вся компания знает о текущей ситуации и понимает, чего нужно добиться в ближайшее время.

Планируя следующую неделю, руководители декомпозируют общие цели на мелкие подзадачи для подчиненных. Допустим, задача SMM-отдела привести 50 лидов. Для этого копирайтеру нужно написать 10 текстов для соцсетей, дизайнеру — подготовить визуал для будущих постов, а модератору — общаться с подписчиками в комментариях и оперативно обрабатывать запросы тех, кто желает купить курс. Каждый понимает, какой вклад он должен внести, чтобы добиться необходимого результата.

Организуйте регулярные онлайн-встречи

Они необходимы для того, чтобы вся команда была в курсе событий в каждом проекте и отделе. Итоговые встречи укрепляют командный дух и остаются лучшим вариантом завершения тяжелой рабочей недели. Ежедневные утренние планерки помогают составить план на день, понять уровень нагрузки каждого члена команды, обсудить предстоящую работу и задать волнующие вопросы. Для них мы тоже создали регламент. Например, утренняя координация не должна занимать более 15 минут, а общекомандная — 40–50 минут. При этом у нас есть четкий сценарий: приветствие — слово каждому сотруднику/представителю отдела — интересующие вопросы.

Помимо общих собраний команды, мы также ценим личные встречи и стараемся проводить их минимум раз в квартал. В это время каждый член команды может пообщаться с руководителем по текущим задачам, спросить совет или поделиться успехами и неудачами. Цель таких встреч — поддержать подчиненного, помочь ему или предоставить ценную обратную связь для профессионального роста.

Часто мы проводим совместные планерки с коллегами из студии Geometrium, на которых мы обмениваемся достижениями и наработками, а также стараемся организовать мероприятия для сплочения коллективов. Не так давно мы проводили выездные стратегические сессии. Это позволяло провести мозговой штурм в более расслабленной, комфортной обстановке, располагающей к продуктивному обсуждению наболевших вопросов и планированию активностей.

Обговаривайте дедлайны

В условиях удаленной работы сложно синхронизировать образ жизни большой команды. Вот почему жизненно важно определить временные рамки и ожидаемые результаты для каждой задачи. Обычно мы разбиваем один проект на несколько спринтов и назначаем ответственных исполнителей. У каждого из них есть определенное время, чтобы выполнить свою часть задачи и передать наработки коллеги. За процессом наблюдает руководитель, он же принимает работу или при необходимости подсказывает, где и как нужно докрутить результат. Чтобы сотрудникам было удобно синхронизироваться, мы используем «Битрикс24». Там мы описываем суть поставленной задачи и ожидаемый итог работы, ограничиваем сроки выполнения, добавляем исполнителей и наблюдателей.

Поддерживайте корпоративную культуру

Пандемия стала проверкой на прочность для многих компаний и подвергла испытанию их ценности. На расстоянии стало труднее поддерживать командный дух.

Например, корпоративная культура нашей школы держится на двух принципах: самостоятельности и ответственности. Мы даем свободу действий людям, которых нанимаем: не используем трекеры времени, не фиксируем, сколько минут или часов человек потратил на выполнение задачи. Для нас главное результат и соблюдение дедлайнов.

При найме сотрудников мы придерживаемся правила «нанимаем долго, увольняем быстро». Соискатель проходит несколько этапов собеседований, на которых с ним общается эйчар и руководитель отдела. Они рассказывают, каким мы хотим видеть идеального сотрудника. Например, нам важно, чтобы человек стал полноценным игроком, был инициативным, а не просто отсиживал положенные рабочие часы. Если соискатель разделяет наши ценности, мы берем его на испытательный срок. Чаще всего мы попадаем точно в цель, и сотрудники остаются надолго.

Поощряйте честность и прозрачность

Этот принцип лежит в основе всего, что мы делаем. Это касается как коллег, так и клиентов. При этом мы открыто делимся информацией внутри нашей команды и стремимся быть предельно честными. За годы работы мы развили культуру обратной связи — здоровую среду, в которой каждый может поделиться своим мнением.

У нас есть отдел контроля качества. Его сотрудники отслеживают, что мы предлагаем клиентам в рекламных материалах и оправдываем ли мы их ожидания. Нам важно, чтобы они не чувствовали себя обманутыми и точно знали, что мы можем им дать в ходе обучения. Если что-то пошло не так, мы анализируем отзывы и стараемся улучшить качество работы.

Что касается коллег, то мы стараемся следовать принципу: проще честно сказать о небольшой проблеме сейчас и решить ее, чем зафакапить целый проект и подвести команду. Сотрудники знают, что их не осудят и не обвинят в некомпетенции. Любая работа сопряжена с человеческим фактором, и мы это понимаем. Поэтому каждый из нас может допустить ошибку и рассчитывать на помощь и поддержку коллег.

Коротко о главном

В Geometrium School мы собрали команду людей, разделяющих ценности свободы и ответственности. Вот почему переход на удаленную работу был для нас скорее очередным этапом роста, чем стрессовой ситуацией.

Независимо от того, работаем ли мы удаленно или в офисе, наша команда всегда стремится к новым проектам и многообещающим идеям. Используйте наши рекомендации, чтобы наладить взаимодействие удаленных сотрудников и не переживать об их эффективности.