Вопрос расстановки приоритетов входит в ТОП-5 вопросов, с которыми приходят на мои консультации и тренинги как сотрудники крупных компаний, так и предприниматели. «Как выбрать что делать сегодня, а что отложить, если все мои задачи важные?» Если все задачи важные, то для начала определите, что из этого важного самое срочное.
Важные дела — те, которые имеют… Читать далее Как всё успевать, если руководитель завалил задачами?Вопрос расстановки приоритетов входит в ТОП-5 вопросов, с которыми приходят на мои консультации и тренинги как сотрудники крупных компаний, так и предприниматели. «Как выбрать что делать сегодня, а что отложить, если все мои задачи важные?» Если все задачи важные, то для начала определите, что из этого важного самое срочное.
Важные дела — те, которые имеют серьезные последствия. Последствия могут быть негативными или позитивными.
- ( — ) Опоздал на самолет — самолет улетел без меня.
- (+) Нашел время для обучения сотрудников — все сдали тест, мой регион первый в рейтинге по этому показателю.
Срочные дела — те, которые имеют срок выполнения. Если вы не выполните такое дело вовремя, то оно станет неактуальным или будет считаться невыполненным.
- Сдать отчет до 11.00
- Встреча с руководством в 14.00
Пример из практики
Во время тренинга по планированию менеджер одной из компаний, Екатерина, с возмущением сказала: «Да не работает это всё в реальной жизни! У меня каждый день в работе сто важных задач, мой руководитель говорит, что их все нужно было выполнить еще вчера!»
Вместе с другими участниками обучения мы сгенерили несколько способов действий для таких ситуаций. Каждый из них хорошо работает сам по себе, но можно и совмещать:
- Сначала сделать более мелкие и легкие дела, затем переходить к более сложным и длительным.
- Отвести каждому крупному делу по 2 часа и отчитываться по промежуточным результатам.
- Обсудить ситуацию с руководителем еще раз, в спокойной обстановке, совместно определить сроки выполнения каждого дела.
- Или самостоятельно определить сроки выполнения поставленных задач и согласовать их с руководителем.
Метод девяти дел
Простой и эффективный метод расстановки приоритетов.
- Возьмите свой список дел на день. Определите одно самое длительное и сложное дело из сегодняшних задач. Это главное дело дня, ваш приоритет номер один. С него вы начинаете работу и намереваетесь его выполнить во что бы то ни стало. Критерий выбора главного дела такой: если за весь день вы выполните только его, то вы всё равно будете собой довольны.
- Далее определите три менее длительных и сложных дела. Это ваши важные дела. Вы планируете их выполнить, если не будет никаких форс-мажоров. Четыре дела — это оптимум на сегодня.
- Также отметьте еще пять мелких дел из списка. Назовем их делами, желательными для выполнения. Вы бы хотели их выполнить, но легко сможете перенести, не опасаясь последствий.
Итого на день у вас будет запланировано девять дел, причем от выполнения пяти из них вы можете отказаться в случае изменения ситуации.
Пример из практики
Через неделю после обучения по теме эффективности, на котором я познакомила участников с методом девяти дел, один из руководителей компании, Андрей, рассказал мне о своих наблюдениях: «Ты знаешь, я проанализировал свой предыдущий месяц и оказалось, что за день я действительно выполняю именно четыре важные и большие задачи. А все остальное — по мелочи».
Проблема в расстановке приоритетов может быть вызвана большим количеством входящих задач. Тогда ситуация выглядит так: план есть в ежедневнике, но в конце дня обнаруживается, что ни один пункт из плана выполнен не был, хотя вы весь день чем-то напряженно занимались. В этом случае лучшее решение — обычный лист А4. Некоторые клиенты называют его «волшебный» лист, потому что с ним любой сотрудник демонстрирует чудеса эффективности
- Утром на листе А4 запишите дела на день.
- Ниже списка проведите горизонтальную черту.
- Далее в течение дня записывайте каждую входящую задачу под чертой.
Алгоритм расстановки приоритетов с помощью «волшебного» листа: после того, как вы выполнили одну задачу, просмотрите весь список, над и под чертой, выберите из этого общего списка самую актуальную на данный момент задачу. Таким образом, вы осознанно выбираете самую важную задачу, а не хватаетесь за ту, которая пришла последней. Так, благодаря общему списку дел на одном листе, вы избегаете ловушки восприятия «последняя задача самая важная, потому что я про нее помню».
Пример из практики
«У меня был принцип: получил задачу — сделай сразу», — поделился Виктор во время тренинга. «И это работало долгое время, пока я не начал замечать, что есть дни, когда я чем-то занят с утра до вечера, а к тому, что запланировал даже не приступал. Я пробовал разные штуки, чтобы это изменить, но они почти не работали. А вот на листе я вижу все задачи одновременно: и запланированные, и новые. Мне сразу понятно, что из этого всего самое важное прямо сейчас. К концу дня я все чаще доволен собой. Это реально работает. Главное записать задачу в лист сразу, а то потом забываешь».
Как использовать предложенные методы
Вариант 1. Попробуйте все инструменты по очереди и выберите тот, который будет максимально удобным для вас в использовании.
Вариант 2. Начните с того метода, который кажется вам самым легким.
Главное действуйте! Возможно, именно эти простые способы выведут вашу работу на новый уровень эффективности.