Как компании подготовиться к профильной выставке?

Участие компании в профильных выставках — эффективный инструмент продвижения и роста для бизнеса. Это отличная возможность заявить о компании, презентовать товар или услуги широкой аудитории, обзавестись деловыми связями и увеличить продажи. Как выбрать выставку для участия и подготовиться к ней, чтобы достичь целей компании, рассказывает Екатерина Никулина, генеральный директор компании STL Expo.

Что даёт компании… Читать далее Как компании подготовиться к профильной выставке?

Участие компании в профильных выставках — эффективный инструмент продвижения и роста для бизнеса. Это отличная возможность заявить о компании, презентовать товар или услуги широкой аудитории, обзавестись деловыми связями и увеличить продажи.

Как выбрать выставку для участия и подготовиться к ней, чтобы достичь целей компании, рассказывает Екатерина Никулина, генеральный директор компании STL Expo.

Что даёт компании участие в профильной выставке?

Выставки — это место, где собираются ваши конкуренты, партнёры и потенциальные клиенты. Вы можете представить все сильные стороны компании, обзавестись новыми деловыми контактами и оценить работу конкурентов.

Живое общение позволяет быстрее донести ценности компании, сформировать мнение о бренде и качестве продукта или услуги, презентовать их аудитории. На месте вы сможете сразу собрать обратную связь от посетителей по продукту или услуге, заключить новые сделки, пополнить базу целевыми контактами, провести переговоры с будущими партнёрами.

Участие в выставках помогает повысить узнаваемость компании, лояльность аудитории и укрепить имидж бренда всего за несколько дней.

Как подготовиться к выставке

Грамотная стратегия помогает не только успешно представить компанию на выставке и достичь результата, но и оптимизировать расходы.

Выбирайте правильную выставку, в которой будет участвовать компания

Проведите исследование доступных выставок, учитывая специфику бизнеса и интересы потенциальной аудитории. Профильные порталы, например, GeneralExpo.ru, Expomap.ru и WorldExpo (для международных событий), предоставят вам актуальные календари бизнес-мероприятий, помогут оценить их масштаб, тематику и охват.

Посмотрите отчёты от компаний, которые проводят выставочные аудиты, где указано количество российских и зарубежных участников, посетителей и другие показатели. Если выставки проходят каждый год — проанализируйте статистику в динамике. Выбирайте те мероприятия, которые соответствуют вашим бизнес-целям, где вы сможете наиболее эффективно взаимодействовать с потенциальными клиентами и партнёрами.

Если компания впервые планирует участие в профильных выставках, подберите мероприятия из вашей отрасли и посетите их. Это поможет взглянуть на процесс со стороны: оценить дизайн стендов, узнать, как экспоненты привлекают внимание посетителей, как расположены зоны, как происходит демонстрация товара и другие моменты. Вы можете пообщаться и наладить деловые связи с участниками выставки, познакомиться с гигантами индустрии, представителями зарубежных компаний и посетить деловую программу.

Например, вы можете посетить крупнейшие мероприятия 2025 года:

• «Металл-Экспо» (Международная промышленная выставка металлургии, г. Москва).
• «ИННОПРОМ-2025» (г. Екатеринбург).
• Строительный форум и выставка «100+ TechnoBuild» (г. Екатеринбург).

Чётко сформулируйте цели

Первостепенная задача компании — определить, какой результат вы хотите получить. Например, привлечь новых клиентов и договориться о сделке, презентовать продукт или услугу широкой аудитории, собрать контакты и обратную связь, найти инвесторов и партнёров, выйти на международный рынок, повысить узнаваемость или укрепить имидж бренда и т. д.

Конкретные цели помогут вам разработать стратегию поведения на выставке: выбрать площадь стенда и его дизайн, материалы и гаджеты для экспозиции, определить маркетинговые инструменты продвижения до мероприятия, во время и после него.

Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми и реалистичными, чтобы вы могли оценить результаты участия после завершения выставки.

Проконсультируйтесь со специалистами и выделите бюджет

Предварительный детальный расчёт позволит вам определить наиболее рациональный вариант участия в выставке и сделает процесс предсказуемым и контролируемым.

Что должно быть указано в смете?

• Стоимость аренды выставочной площади. Она всегда разная и зависит от региона, масштаба выставки (от 10 000 до 50 000 рублей за кв. м).
• Расходы на возведение стенда. Оцените стоимость базовой застройки стенда (стандартный стенд — это стандартные панели, подсобное помещение и зона для общения со столом и стульями) и сравните её с дизайн-проектом индивидуальной застройки. Стандартные решения обычно более экономичны.

Однако индивидуальная застройка лучше запоминается, отражает уникальные особенности бренда, позволяет привлечь внимание посетителей и выделиться среди конкурентов.

На крупных и престижных выставках, где большой поток посетителей и много участников — от малого и среднего бизнеса до гигантов индустрии, конкуренция между экспонентами особенно высока. Важно представить стенд, который не только привлекателен визуально, но и функционален, а также оснащён интерактивными технологиями.

На небольших региональных выставках или специализированных мероприятиях, где главное значение имеет содержание и качество информации, а не внешний блеск, более рациональным решением будет создание простого, но информативного пространства.

• Стоимость выставочных экспонатов и аренда оборудования. Например, мультимедийный экран для презентации продукции или услуг компании, сенсорные панели для демонстрации электронного каталога, быстрой регистрации посетителей и т. д.
• Транспортные расходы (на перевозку, разгрузку/погрузку и другие).
• Расходы на персонал: зарплата, питание и билеты на поезд/самолёт, проживание (если выставка проходит в другом городе).
• Маркетинговые мероприятия (до, во время и после выставки). Например, таргетированная реклама, сайт для регистрации посетителей, лендинг или реклама в бизнес-пабликах, у лидеров мнений, расходы на проведение мастер-класса и другие.
• Расходы на изготовление рекламных материалов (брошюры, каталоги, визитки и др.), сувениров или подарков.

Определитесь с площадью и дизайном стенда

Исходя из целей и бюджета, который вы готовы вложить в участие, выберите площадь стенда и дизайн-концепцию. Если вам по стратегии не нужен большой стенд, не стоит переплачивать за аренду (50–80 м²), достаточно 20–40 м², чтобы всё грамотно и функционально разместить.

Но если вы ставите амбициозные цели, хотите представить образцы товара, провести переговоры на месте, привлечь как можно больше посетителей, тогда стоит организовать на стенде зону демонстрации товара и выделить место для переговоров.

Оптимальный срок для подготовки стенда — 3–4 месяца до начала мероприятия. Этого времени достаточно, чтобы тщательно спланировать все детали, выбрать подрядчика и разработать дизайн. На выставках площадки для стендов становятся доступными для бронирования сразу после завершения предыдущего мероприятия. Лучшие места — около входа или на пути движения посетителей к ключевым павильонам и аудиториям, так как они обеспечивают хорошую проходимость и видимость, и часто уходят первыми. Поэтому, если у вас есть определённые предпочтения по расположению стенда, рекомендую решить этот вопрос заранее.

Подберите и обучите персонал

Важно, чтобы каждый член команды был не только хорошо информирован о продуктах и услугах компании, но и обладал отличными коммуникативными навыками.

Обучите сотрудников распознавать потенциальных клиентов, проводить переговоры, представлять ваш продукт или услугу, быстро и чётко отвечать на вопросы и грамотно отрабатывать возражения.

Приготовьте подарки, рекламные материалы, специальные предложения

Подготовьте информационные брошюры, визитки, каталоги, а также презентации, визуальные материалы и образцы продукции заранее.

Позаботьтесь о подарках для партнёров и посетителей — канцелярских принадлежностях с логотипом компании, кружках, кепках, блокнотах и других полезных сувенирах. Например, если вы производите косметику или продукты питания, можно подготовить небольшие пробники вашей продукции.

Расскажите о том, что компания участвует в выставке

Подготовка к мероприятию начинается задолго до его открытия. Важно активно взаимодействовать с потенциальными клиентами и партнёрами, чтобы привлечь внимание и вызвать интерес к вашему стенду.

Отправьте приглашения партнёрам, используйте веб-сайт компании, электронные рассылки и социальные сети для анонса участия, делитесь подробностями о том, что посетители смогут увидеть на вашем стенде и какие специальные предложения или подарки их ждут.

Кроме того, о событии стоит рассказывать во время мероприятия и после него. Вы можете поделиться результатами участия в выставке.

Участвуйте в деловой программе

Мероприятия, семинары и конференции в рамках выставок даёт возможность для обмена знаниями и опытом, установления новых деловых контактов и развития нетворкинга.

Принимая участие в деловой программе, вы не только расширяете свой профессиональный кругозор, но и получаете возможность представить свою компанию потенциальным партнёрам и клиентам в неформальной обстановке.

Подобные мероприятия часто становятся идеальной площадкой для демонстрации вашей экспертизы и укрепления репутации в отрасли. Подумайте о возможности выступить с докладом, принять участие в панельной дискуссии, круглом столе или тематической сессии — это укрепит авторитет компании и повысит узнаваемость бренда.

Как заочно участвовать в выставке и рассказать о своей компании

При ограниченном бюджете вы можете заочно поучаствовать в выставке.

• Партнёрство с другими компаниями. Представьте свою компанию в каталоге участников и рекламных материалах. Это поможет привлечь внимание потенциальных клиентов и партнёров без непосредственного присутствия на выставке.
• Посетите выставку как гость.Приехав на выставку в качестве посетителя, вы сможете пообщаться с поставщиками и конкурентами, принять участие в деловой программе (как эксперт или слушатель), обзавестись полезными контактами и заключить партнёрские соглашения.

За несколько дней до мероприятия можно узнать у организаторов список участников. Свяжитесь с представителями компаний и договоритесь о встрече.